Telegram Approval Bot pro Digitoo – Schvalování faktur v reálném čase

Klient

Rychle rostoucí společnost s vynikajícími výsledky v oblasti prodeje franšíz.

Firma používá Digitoo pro zpracování faktur a jejich schvalovací procesy.

Výchozí situace

Pro účetní tým bylo Digitoo ideální — přehledné, rychlé a plně integrované.

Pro vedení firmy ale nebylo pohodlné otevírat webové rozhraní nebo mobilní aplikaci Digitoo jen kvůli schválení jedné faktury.

Management řešil dva problémy:

1. Nechtěli se přihlašovat do Digitoo, ale potřebovali vidět pouze ty faktury, které čekají na jejich schválení.

2. Schvalování zabíralo příliš mnoho času a často se zdržovalo, protože vedení si běžně nehlídá notifikace v Digitoo.

Výsledkem byly:

• zpožděné termíny splatnosti,
• tlak na účetní,
• pomalejší cashflow a nespokojení dodavatelé.

Cíl klienta

• zrychlit schvalování faktur,
• dodat vedení firmy pohodlný způsob schvalování, který používají denně,
• eliminovat zdržení v řetězci Digitoo,
• sjednotit komunikaci mezi účetními a managementem.

Naše řešení — Telegram Schvalovací Bot nad Digitoo

1. Vytvořili jsme nadstavbu nad Digitoo pomocí jejich API

Bot sleduje, kdy faktura postoupí ve workflow na úroveň vedení.

V tu chvíli automaticky odešle kompletní balíček informací přímo do Telegramu.

2. Schvalování jedním klikem

V každé notifikaci jsou:

• PDF faktury,
• částka,
• dodavatel,
• popis,
• datum splatnosti,
• tlačítka „Schválit" / „Odmítnout".

3. Inteligentní workflow pro odmítnutí

Pokud manažer fakturu odmítne:

• bot se zeptá na důvod,
• vrátí fakturu účetnímu / finančnímu oddělení,
• přiloží komentář vedení.

Celý proces proběhne během několika sekund.

4. Schválení okamžitě posouvá fakturu do další fáze

Bot přes API aktualizuje stav faktury v Digitoo a účetní tým okamžitě vidí výsledek.

Použité technologie

Telegram Bot API, Digitoo API, vlastní backendové řešení (custom code).

1. Zrychlení schválení faktur o 50–70 %

Vedení reaguje okamžitě, protože vše řeší přímo v Telegramu.

2. Radikální snížení prodlev ve workflow

Účetní nemusí urgovat, připomínat ani obvolávat.

3. Vyšší spokojenost dodavatelů

Faktury jsou schválené včas → platby odcházejí včas → žádné stresy kvůli dluhům nebo nejasnostem.

4. Úspora času managementu a účetních

Proces se zjednodušil na minimum — není potřeba otevírat Digitoo, hledat fakturu, kontrolovat statusy.

Management nyní schvaluje faktury rychle, na pár kliků, v prostředí, které používá každý den.

Účetní tým pracuje bez zpoždění.

Schvalovací proces je transparentní, rychlý a bez chyb.

Reakce klienta

„To je boží! Konečně schvalujeme faktury rychle a bez chaosu."

Klient hodnotil úsporu času a odstranění administrativních překážek jako zásadní zlepšení jejich provozu.

Co je na projektu unikátní

• Digitoo takové řešení v základu neposkytuje.
• Vytvořili jsme plnohodnotnou custom nadstavbu, která rozšiřuje možnosti platformy.
• Schvalování faktur se přesunulo tam, kde lidé opravdu žijí — do Telegramu.
• Minimální tření, maximální efekt.