Od směny k výplatě bez jediné chyby: AI systém spojil docházku s účetnictvím

Klient

Síť restaurací v České republice s desítkami zaměstnanců, kteří pracují na směny.

Řízení docházky, kontrola nástupů a odchodů i komunikace s personálem byla časově náročná a zatěžovala General Managera.

Výchozí situace

Klient řešil tři dlouhodobé problémy:

1. Nejasná docházka – zaměstnanci občas zapomínali na clock-in / clock-out, nebo jej prováděli mimo restauraci.

2. Nepřesné nebo ztracené údaje – existující platformy byly drahé, nepřehledné nebo neumožňovaly propojení dat s interními systémy a účetnictvím.

3. Velká zátěž na vedení – General Manager musel ručně kontrolovat směny, připomínat nástupy a řešit chyby v docházce.

Firma hledala levnější, flexibilnější a hluboce propojené řešení, které bude možné plně přizpůsobit jejich procesům.

Cíl klienta

• získat úplnou transparentnost docházky,
• odstranit manuální práci kolem směn,
• automaticky spojit docházku s účetnictvím a výplatami,
• uvolnit kapacitu General Managera,
• poskytnout zaměstnancům jasný přehled o výdělcích a odpracovaných hodinách.

Naše řešení — AI Docházkový & Směnový Chatbot

1. Kompletní docházkový systém v Telegramu

Zaměstnanci se identifikují přes:

• telefonní číslo,
• geolokaci (ověření, že jsou v restauraci),
• směnu, na kterou jsou plánováni.

2. Přesná kontrola nástupů a odchodů

Chatbot řeší:

• clock-in,
• clock-out,
• automatické logování místa (GPS),
• upozornění, pokud pracovník provede akci mimo restauraci,
• možnost vysvětlení / opravy.

3. Napojení na směny generované General Managerem

Chatbot „ví", kdo má směnu kdy, protože jsme jej propojili s plánem směn.

Díky tomu umí:

• poslat připomínku „Dnes máš směnu v 16:00",
• poslat upozornění „Nezapomeň začít směnu",
• poslat upozornění na ukončení směny,
• kontrolovat, že směna byla správně zahájena i ukončena.

4. Automatické výpočty výdělků

Po ukončení směny chatbot zaměstnanci zobrazí:

• odpracované hodiny,
• sazbu,
• celkovou odměnu,
• případné bonusy či pokuty (na přání vedení).

Zaměstnanec má absolutní přehled bez nutnosti ptát se manažera.

5. Napojení na účetnictví

Data se po uzavření období automaticky odesílají do účetního systému.

Tím se uzavírá celý cyklus docházka → výplaty → účetnictví.

6. Technologie

Vlastní backend (custom code), MySQL databáze, integrace s účetní platformou, geolokace, Telegram API.

1. 100% kontrola nad docházkou zaměstnanců

Žádné falešné příchody, žádné zapomenuté odchody.

2. Úspora 10–15 hodin práce General Managera týdně

Odpadly kontroly, přepisování údajů, dohledávání, urgování.

3. Minimálně 30–40 % méně chyb v účetnictví

Docházka je čistá, strukturovaná a validovaná.

4. Zaměstnanci jsou samostatní

Mají přehled o:

• odpracovaných hodinách,
• výdělcích,
• historii směn.

5. Včasné nástupy na směny

Díky upozorněním klesl počet pozdních příchodů a zapomenutých startů směn o 50–70 %.

General Manager získal plnou kontrolu nad týmem bez nutnosti manuální kontroly.

Docházka je přesná, návazná na účetnictví a zcela digitální.

Systém umožňuje budoucí rozšiřování — například:

• automatické vyhodnocování výkonu,
• reporty produktivity,
• bonusové programy,
• monitoring vytíženosti restaurací.

Reakce klienta

General Manager označil systém jako jeden z největších přínosů v řízení personálu:

„Konečně mám přehled a nemusím se starat o směny ručně. Bot pracuje za mě."

Co je na projektu unikátní

• plná geolokační validace,
• propojení docházky, směn a účetnictví do jednoho systému,
• funkce výdělků a pokut přímo pro zaměstnance,
• řešení je levnější, flexibilnější a chytřejší než komerční docházkové systémy,
• vhodné pro jakoukoliv síť restaurací, kaváren nebo retailových poboček.