Firemní AI Onboarding Asistent – Zrychlení adaptace zaměstnanců o 30 %

Klient

Velká rychle rostoucí společnost, která každý měsíc přijímala nové zaměstnance a měla výrazně zatížené HR oddělení i interní „buddy" kolegy.

Výchozí situace

Firma čelila typickému problému rychlého růstu:

• onboarding zabíral mnoho času HR i buddy,
• noví zaměstnanci se často ptali na stejné věci,
• informace byly roztroušené v Notion, Google Drive a interních dokumentech,
• buddy nestíhali odpovídat rychle, což zpomalovalo adaptaci,
• HR oddělení muselo opakovaně vysvětlovat interní procesy.

Nový zaměstnanec měl svého buddy, ale i tak vznikala spousta otázek, na které nebyl hned prostor reagovat.

Cíl klienta

• zrychlit onboarding,
• snížit zátěž buddy i HR,
• dát novým zaměstnancům zdroj, který odpoví okamžitě,
• sjednotit přístup k interním informacím,
• zlepšit celkový start nového zaměstnance ve firmě.

Naše řešení — Firemní AI Onboarding Chatbot

1. AI bot natrénovaný na interní znalostní bázi

Naprogramovali jsme agenta, který dokáže čerpat znalosti z:

• firemní struktury,
• interních pravidel,
• HR procesů,
• kontaktů na jednotlivé role,
• dokumentů uložených v Google Drive,
• wiki stránek v Notion.

Bot rozuměl tomu kdo za co odpovídá, jaké dokumenty kde jsou a jak má nový zaměstnanec postupovat.

2. Okamžitá pomoc zaměstnancům

Noví zaměstnanci mohli položit otázku typu:

• „Kdo mi vystaví pracovní smlouvu?"
• „Jak si zažádám o dovolenou?"
• „Kdo řeší přístup do budovy?"
• „Kam poslat žádost o hardware?"
• „Jaká je struktura našeho oddělení?"

A chatbot odpověděl okamžitě.

3. Dostupný 24/7, bez čekání na buddy

Chatbot suploval prvotní podporu — buddy se věnovali jen skutečně náročným věcem.

4. Snadná správa zdrojů

Pokud HR přidalo nový dokument do Google Drive nebo Notion, bot ho automaticky zahrnul do své znalostní báze.

Použité technologie

OpenAI, vlastní backend layer, integrace s Google Drive, Notion API, firemní knowledge base, bezpečnostní přístupy.

1. Zrychlení adaptace o 25–35 %

Nový zaměstnanec rychleji pochopil, co má dělat, a méně čekal na HR nebo buddy.

2. Snížení počtu dotazů na buddy o 40–50 %

Buddy se mohli věnovat práci s vyšší hodnotou.

3. HR ušetřilo 5–10 hodin týdně

Nebylo potřeba opakovaně vysvětlovat základní procesy.

4. 100% sjednocená komunikace

Všichni dostávali stejné, přesné a aktuální odpovědi.

5. Vyšší spokojenost nováčků

Podle interních dotazníků noví zaměstnanci hodnotili dostupnost informací jako „výrazně lepší" než před zavedením bota.

• onboarding je rychlejší a profesionálnější,
• HR a buddy jsou výrazně méně zatíženi,
• zaměstnanci dostávají informace okamžitě,
• informace jsou centralizované a vždy aktuální,
• celková kultura firmy a adaptace nových lidí se měřitelně zlepšila.

Reakce klienta

Firma řešení popisovala jako klíčový nástroj:

„Každý nový zaměstnanec má vlastního digitálního buddy, který nikdy nespí a vždy odpoví přesně."

Co je na projektu unikátní

• bot je integrovaný s interními platformami (Google Drive + Notion),
• funguje jako nejbližší digitální týmový parťák,
• snížil zátěž HR bez změny procesů,
• snadno škálovatelný pro stovky až tisíce zaměstnanců.