AI Recepční pro obchodní tým – 100% pokrytí hovorů bez jediného zmeškaného zákazníka

Klient

Společnost poskytující služby, ve které pracuje 10+ obchodních manažerů.

Každý z nich denně:

• volá klientům,

• jezdí na schůzky,

• tráví čas v terénu,

• má vysoký objem lidské komunikace.

Celý tým dohromady má až 30 příchozích hovorů denně na jednoho obchodníka.

Výchozí situace

Manažeři nemohli vždy zvednout telefon — byli na schůzkách, na cestách nebo řešili jiné hovory.

To vedlo ke třem problémům:

1. Zmeškané příležitosti — klient volá s urgentní poptávkou, nikdo nezvedá.

2. Chaotická ruční evidence — informace o tom, proč klient volal, se ztrácela nebo zapisovala pozdě.

3. Nízká příprava — když obchodník volal zpět, často nevěděl, o co šlo.

Firma chtěla eliminovat propady v komunikaci, které vedly k nižšímu počtu uzavřených obchodů.

Cíl klienta

• pokrýt 100 % příchozích hovorů,

• získat od zákazníka všechny potřebné informace, i když obchodník volat nemůže,

• automaticky zapisovat data do CRM,

• předávat informace obchodníkovi tam, kde je opravdu čte — například do WhatsAppu,

• udržet profesionální úroveň komunikace.

Naše řešení — AI Telefonní Recepční

1. AI zvedá telefon, pokud obchodník nereaguje 5–10 sekund

Čas lze nastavit individuálně pro každého managera.

Pokud telefon nezvedne on, převezme hovor AI recepční.

2. Osobní přístup díky přístupu do kontaktů

Pokud má AI přístup k adresáři firmy, identifikuje volajícího a může říct:

„Dobrý den, pane Nováku, jak vám mohu pomoci?"

3. AI ptá se na účel hovoru a klade doplňující otázky

Umí zjistit:

• s čím klient volá,

• jak naléhavá je jeho poptávka,

• jaké informace je potřeba získat pro callback,

• důležité detaily, které by obchodník musel zjišťovat ručně.

4. Automatický zápis do CRM (RayNet)

Po ukončení hovoru AI vytvoří záznam:

• kdo volal,

• proč volal,

• stručné shrnutí,

• doporučení pro obchodníka.

5. Současně odešle shrnutí do WhatsAppu

Obchodník dostane push informaci s textem typu:

„Volal pan XY kvůli… Doporučený další krok: …"

6. Technologie

OpenAI, low-code orchestrátor, RayNet API, WhatsApp API, VoIP integrace.

1. 100 % pokrytí příchozích hovorů

Firma nemá ani jeden zmeškaný telefonát.

2. Zrychlení reakce na klienty o 60–80 %

I když manažer nemůže mluvit, klient dostane okamžitý servis.

3. Nárůst kvalifikovaných příležitostí o 20–30 %

Protože žádný lead už „nezmizí".

4. Úspora 1–2 hodin denně na manažera

Díky menšímu počtu zpětných vysvětlujících hovorů a příprav.

5. 100% přesnost evidence v CRM

AI zapisuje vše konzistentně — žádné mezery, žádné „zapomněl jsem".

6. Přímá pochvala od obchodníků a vedení

Manažeři jej doporučují dalším firmám, protože jim reálně zlepšuje pracovní den.

• nulové ztráty příležitostí,

• profesionální image firmy při každém hovoru,

• vyšší konverze díky přesným informacím při zpětném volání,

• úleva obchodníkům, kteří se mohou soustředit na klíčové schůzky,

• standardizace celého procesu komunikace.

Reakce klienta

Firma ocenila, že AI recepční funguje jako „digitální kolega", který nikdy není na schůzce, nikdy není zaneprázdněný a nikdy nezapomene nic zapsat.

Co je na projektu unikátní

• systém lze připojit na jakékoli telefonní číslo nebo firemní VoIP,

• AI funguje jako rozšíření obchodního týmu, ne jako externí robot,

• hluboká integrace s CRM i WhatsAppem,

• možnost škálovat na libovolný počet obchodníků.