Automatizace zpracování faktur – 30 hodin měsíčně ušetřeno administrativě stavební firmy

Klient

Stavební společnost s obraty v řádech desítek milionů korun ročně. Firma pracuje s vysokým objemem nákupů, dodavatelů a podkladů pro účetnictví.

Výchozí situace

Do e-mailové schránky firmy denně přicházelo až 50 faktur od různých dodavatelů.

Administrativní pracovník musel:

• každou fakturu ručně stáhnout,
• uložit ji do správné složky na Google Drive,
• rozepsat klíčová data do Google Tabulky,
• předat informace do účetního oddělení.

Tento proces zabíral přibližně 1 hodinu denně, tedy cca 20–25 hodin každý měsíc, často na úkor důležitějších úkolů.

Firma potřebovala administrativu výrazně zrychlit a snížit riziko chyb způsobených ruční prací.

Cíl klienta

• automaticky zpracovat všechny e-mailové faktury,
• eliminovat ruční ukládání a přepisování dat,
• ušetřit čas administrativy,
• zrychlit předávání podkladů účetnímu oddělení,
• získat čistá, jednotná data bez chyb.

Naše řešení — plně automatizovaný pipeline faktur

1. Automatická detekce faktur v Gmailu

Systém sleduje příchozí e-maily a rozpozná, zda obsahují fakturu (PDF, scan, obrázek).

2. Extrakce všech důležitých dat

AI vytáhne a strukturuje informace jako:

• dodavatel,
• variabilní symbol,
• částka,
• datum vystavení,
• datum splatnosti,
• číslo faktury.

3. Automatické ukládání na Google Drive

Faktura se okamžitě uloží do správné složky podle roku, měsíce nebo dodavatele.

4. Zápis do Google Tabulek

Všechny extrahované údaje se zapisují do firemní tabulky — 100% konzistentně a bez ruční práce.

5. Notifikace účetnímu oddělení

Účetní tým dostává podklady v reálném čase.

Použité technologie

Gmail API, OCR/AI extrakce faktur, Google Sheets API, Google Drive API, low-code + vlastní kód.

1. Úspora přibližně 30 hodin měsíčně

Administrativní pracovník již nemusí ručně ukládat faktury ani přepisovat informace.

2. 100% jednotná data pro účetnictví

Žádné chyby způsobené lidským faktorem.

3. Zrychlení předání podkladů o 80–90 %

Účetní dostanou vše během minut, ne až na konci dne nebo týdne.

4. Okamžitá návratnost

Automatizace se zaplatila během několika týdnů.

Firma získala rychlost, přesnost a absolutní kontrolu nad příchozími fakturami.

Administrativa se může věnovat úkolům s vyšší hodnotou, místo manuálního ukládání dokumentů.

Účetní oddělení pracuje z aktuálních a spolehlivých dat.

Reakce klienta

Pozitivní — firma ocenila, jak zásadně se ulehčila každodenní administrativa a jak rychle se systém projevil v praxi.

Co je na projektu unikátní

• plná automatizace bez nutnosti měnit dodavatele účetního softwaru,
• zvládá všechny typy faktur (PDF, foto, scan),
• žádný subscription software navíc — vše běží na jejich stávajících nástrojích,
• extrémně rychlá implementace.