Automatizace fakturace pro účetní firmu – 60+ hodin měsíčně zpět díky AI zpracování Bolt/Wolt/Foodora dokladů

Klient

Účetní kancelář, která zpracovává účetnictví pro klienty v oblasti doručovacích služeb (Bolt Food, Wolt, Foodora).

Denně přijímá desítky faktur, které musí být ručně zadány do systému ABRA Flexi.

Výchozí situace

Každý den účetní obdrželi:

• příchozí faktury z Bolt,
• denní výkazy od Wolt,
• podklady z Foodora.

Každý dokument bylo nutné:

1. stáhnout z e-mailu,

2. uložit,

3. zkontrolovat,

4. ručně zadat do ABRA Flexi,

5. vytvořit položky (pohledavka, zavazek, vzájemný zápočet),

6. zkontrolovat konzistenci,

7. teprve poté označit jako hotové.

To zabralo cca 2 hodiny denně jednomu účetnímu —

tedy 40–45 hodin měsíčně čistě na manuální práci.

K tomu se přidávala druhá úloha: přefakturace.

Účetní dostávali od dodavatelů faktury, museli je ručně zpracovat, upravit, doplnit o marži a znovu vystavit klientovi.

Těchto dokladů bylo 5 denně a zabraly cca 1 hodinu denně → dalších 20 hodin měsíčně.

Celkem před automatizací:

• 60–65 hodin manuální práce měsíčně.

Cíl klienta

• odstranit ruční zadávání faktur do systému,
• zrychlit celý účetní proces,
• eliminovat chyby a rozdíly,
• automatizovat přefakturaci,
• uvolnit kapacitu účetních na práci s vyšší hodnotou.

Naše řešení — Plná automatizace fakturace a přefakturace

1. Vytvoření speciální e-mailové schránky pro příjem dokladů

Bolt, Wolt i Foodora posílají dokumenty automaticky na novou schránku.

2. Automatická detekce typů dokladů

Systém umí rozlišit:

• klasické faktury,
• výkazy,
• vyúčtování,
• podklady pro přefakturaci.

3. AI extrakce dat

Z dokumentu vytáhne:

• dodavatele,
• částky,
• služby,
• data,
• identifikátory,
• položky.

4. Automatické zadání do ABRA Flexi

Systém:

• vytvoří podklad,
• vytvoří vývoz,
• nastaví vzájemný zápočet,
• zaeviduje doklad,
• označí jej jako vybavený.

Bez jediného kliknutí účetního.

5. Automatizace přefakturace

Systém:

• vezme doklad od dodavatele,
• upraví částky nebo strukturu,
• přidá marži,
• vygeneruje výstupní fakturu pro klienta,
• odešle nebo připraví k odeslání.

To, co dříve trvalo hodinu, nyní zabere minuty.

Použité technologie

Gmail API, OCR / AI extrakce, integrace s ABRA Flexi, vlastní backend, automatizace marže a přefakturace, low-code orchestrace.

1. 60–65 hodin měsíčně ušetřeno

(2 hodiny denně + 1 hodina denně na přefakturaci)

2. 100% správnost záznamů

AI systém vytváří doklady konzistentně a bez chyb.

3. Zrychlení účetního procesu o 90 %

Doklady jsou zpracované během minut od přijetí.

4. Eliminace lidské chyby

Ruční přepisování dat → pryč.

5. Okamžitá návratnost

Automatizace zaplatila sama sebe v prvních týdnech.

6. Vyšší kapacita účetních

Účetní mohou pracovat na analýzách, kontrole kvality a klientech — ne na mechanickém zadávání.

• Vedení firmy získalo rychlejší a přesnější účetnictví.
• Administrativa už není zahlcena rutinní prací.
• Přefakturace je přesná, rychlá a bez chyb.
• Chyby v zadávání dat byly eliminovány.
• Celý proces je stabilní, škálovatelný a průběžně rozšiřitelný.

Reakce klienta

Klient ocenil, že automatizace převzala veškerou práci, která brzdila tým:

„Konečně nemusíme každý den ručně dělat desítky dokladů. Systém to dělá za nás. Je to obrovská úleva."

Co je na projektu unikátní

• napojení na ABRA Flexi (včetně tvorby podkladů, vývozů a zápočtů),
• automatická přefakturace s marží,
• extrakce z různých formátů Bolt/Wolt/Foodora,
• rychlost zpracování v minutách,
• žádné změny stávajícího účetního procesu — jen jeho automatizace.